Design8 is importeur van 3D software en levert training en support aan haar klanten. In beginsel hebben wij dan ook met drie partijen te maken:

• U als Eindgebruiker die de software bij ons of van de reseller koopt en de software daadwerkelijk gebruikt
• De Reseller van wie u de software koopt en aan wie Design8 de software verkoopt
• De Leverancier waar Design8 de software inkoopt

Wij merken op dat de AVG bedoeld is voor natuurlijke personen. Design8 werkt voornamelijk business to business, dus verwerken wij hoofdzakelijk bedrijfsinformatie. Veelal zijn het natuurlijke personen die handelen namens een rechtspersoon. U begrijpt dat er in zo’n geval nauwelijks sprake kan zijn van gevoelige persoonsinformatie. Niettemin verwerken wij soms persoonlijke e-mailadressen en leveren wij soms aan natuurlijke personen, meestal studenten en docenten.

Tevens merken we op dat wij gegevens verwerken van hoofdzakelijk betalende klanten die wij diensten leveren. Hierdoor wordt het verkrijgen en verwerken van persoonsgegevens onderdeel van een zakelijke overeenkomst, hetgeen al veel rechtvaardigt en noodzakelijk is om een goede dienstverlening te kunnen geven..

Tenslotte merken wij op dat de door ons verwerkte informatie nauwelijks risicovol en persoonlijk is. Het gaat met name om het koppelen van licentiegegevens aan contactgegevens en technische informatie zoals het type computer dat gebruikt wordt. Verderop lichten we dit toe. We verzamelen niet meer gegevens dan noodzakelijk en volgen en profileren niet.

Wie is Design8?

Design8 bv is een besloten vennootschap met zetel in Nederland, volgens Nederlands recht en met Kamer van Koophandel registratienummer 11063158. Wij zijn importeur van 3D software en gevestigd op de Edisonstraat 24, 4004 JL in Tiel, Nederland. U kunt ons bellen op telefoonnummer +31344577884 of e-mailen via info@design8.eu.

Welke persoonsgegevens verzamelt Design8?

Design8 verzamelt de volgende persoonsgegevens:

Naast deze gegevens houden wij ook niet-persoonlijke informatie bij zoals gebruikt computerplatform, bedrijfsbranche, afgenomen producten en de reseller waarbij software of training is aangeschaft. Wij achten deze informatie niet van persoonlijke aard maar wel noodzakelijk om onze klanten goed van dienst te kunnen zijn.

Hoe komen we aan deze persoonsgegevens?

Wij ontvangen de te verwerken gegevens van de volgende partijen:

Waarom verwerken we persoonsgegevens?

Dit doen wij om u te kunnen koppelen aan uw reseller en aan u toegewezen softwarelicenties. Nooit om uw belang te schaden. Het is belangrijk om bij te houden welke klanten welke producten bij welke reseller kopen en gebruiken om u zo goed mogelijk advies en ondersteuning te kunnen geven.

Als er veranderingen bij een product optreden, zoals bijvoorbeeld een prijsverhoging of het uitkomen van een nieuwe of toegevoegde versie, dan zien wij het als goed ondernemerschap en in uw klantbelang om u hiervan tijdig op de hoogte te stellen, mits dat natuurlijk relevant is voor u.

Als u een beroep op ons doet voor ondersteuning, dan dienen wij te kunnen zien welke producten en versies u precies gebruikt, in welke omgeving u dat doet en waar u deze gekocht heeft.

Tenslotte is onze relatie ontstaan in het kader van een zakelijke overeenkomst en daar horen wederzijdse verplichtingen bij. U vindt deze onder andere terug in onze Algemene Voorwaarden en in de Licentievoorwaarden waarmee u akkoord gaat alvorens de software te gaan gebruiken, of indien u nog geen 16 jaar oud bent, uw ouder of voogd.

Software is nu eenmaal geen fysiek product en niet te vergelijken met bijvoorbeeld de aankoop van een auto. Een auto kan niet fysiek op twee plaatsen tegelijk zijn en is uw eigendom. Een softwarelicentie is een gebruiksrecht dat afgegeven wordt aan een persoon (stand alone) of instantie (netwerk) en kan wel degelijk op meer plaatsen tegelijk gebruikt worden. Ook tegen uw wil, en daarom is het belangrijk dat wij uw licentie kunnen koppelen aan u als (rechts)persoon en dient u dus identificeerbaar te zijn. Dat laatste is bijvoorbeeld ook belangrijk om te bepalen of u recht heeft op bijvoorbeeld een gratis upgrade of docentenlicentie.

U mag bezwaar aantekenen tegen het verwerken van uw persoonsgegevens door ons, zie hiervoor verderop.

Met wie delen wij uw persoonsgegevens?

Om redenen genoemd in het vorige hoofdstuk, hebben onze leveranciers een gerechtvaardigd belang om contactgegevens van licentiehouders te weten. Een licentie is immers een persoonlijk recht om software te mogen gebruiken, waardoor het nodig is om de persoonsgegevens te delen en zo de licentie tenaamgesteld kan worden. Hieronder treft u een tabel aan met leveranciersgegevens per product, zodat het u duidelijk is met welke partijen uw gegevens gedeeld worden na aankoop. Ook treft u een link aan naar hun privacy-informatie waar u terecht kan voor al uw vragen en verzoeken betreffende uw persoonsgegevens:

Zolang Design8 voldoet aan de AVG mag zij bij wet persoonsgegevens delen in de landen: Andorra, Argentinië, Canada (commerciële organisaties), Faroe Eilanden, Guernsey, Israël, het eiland Man, Jersey, Nieuw Zeeland, Zwitserland, Uruguay en de VS.

Wie heeft toegang tot uw persoonsgegevens?

Elke medewerker van Design8 heeft toegang tot uw persoonsgegevens om zijn of haar functie naar beste kunnen uit te kunnen voeren. Zij hebben in hun arbeidscontract een clausule waarin is afgesproken de GDPR te respecteren en zij zijn inhoudelijk op de hoogte van hun plichten en uw rechten.

De leveranciers met wie wij uw persoonsgegevens delen treft u hierboven aan in een overzichtelijke tabel. Zij voldoen allemaal aan de AVG, hetgeen via contract of vastgelegde procedure is afgedwongen.

Waar slaan wij uw persoonsgegevens op?

Wij gebruiken een standaard en marktconform database-systeem waarin uw persoonsgegevens op centrale computers worden opgeslagen en verwerkt. Van deze gegevens maken wij zowel intern als extern backups voor het geval de gegevens lokaal verloren gaan bij bijvoorbeeld een brand of inbraak. Deze backups mogen als statisch worden beschouwd en worden niet meer verwerkt als bedoeld in de AVG.

Sommige producten worden direct door u via onze webshop aangeschaft. Voor deze webshop gebruiken wij standaard en marktconforme webshopsoftware waarin u zelf een account aanmaakt, wijzigt en weer kunt verwijderen. Deze gegevens staan opgeslagen op onze eigen webserver bij een Nederlandse dataprovider die ook AVG conform handelt en niet aan uw persoonsgegevens komt. Als u afrekent via iDeal in onze webshop dan handelt een Nederlandse betalingsspecialist uw betaling af. Ook deze handelt AVG conform en komt niet aan uw gegevens.

Hoe lang bewaren we uw persoonsgegevens?

Wij bewaren uw persoonsgegevens in elk geval zolang een actieve software-licentie op uw naam geregistreerd staat. Daarna houden wij ons aan de wettelijke bewaartermijn van administratie, welke in 2018 zeven jaar bedroeg. Daarna bewaren wij uw gegevens mogelijk geanonimiseerd.

Wat mag u verder van ons verwachten?

Wij laten van ons horen
Binnen 30 dagen nadat wij uw persoonsgegevens hebben ontvangen van onze resellers of leveranciers sturen wij u een geautomatiseerd bericht waarin wij u hiervan op de hoogte stellen. Ook geven we hierin aan van wie we uw gegevens ontvangen hebben.

Wij hebben een Functionaris van Gegevensbescherming
Volgens de wet hebben wij deze niet nodig, maar bij Design8 hebben we toch een Functionaris van Gegevensbescherming:

Orlando Sardaro
privacy@design8.eu
+31344577884

We vinden uw belang... Belangrijk!

U mag ons verzoeken
Te allen tijde mag u ons schriftelijk verzoeken uw persoonsgegevens:

• In te zien;
• Op juistheid te controleren;
• Te wijzigen;
• Aan te vullen;
• Door te sturen;
• Te verwijderen (zie ook Bewaartermijn).

Wij zullen uw gegevens op verzoek in een gangbaar computer leesbaar en elektronisch bestand aan u aanleveren.

Indien u zelf een account aan hebt gemaakt op onze website dan kunt u inloggen en deze handelingen uiteraard zelf uitvoeren. Anders bent u hiervoor na afspraak van harte uitgenodigd in ons kantoor in Tiel.

Wij reageren binnen 30 dagen na ontvangst van uw verzoek. Let op: een e-mailbericht kan als ongewenste reclame worden beoordeeld en ons daardoor nooit bereiken. Heeft u geen reactie ontvangen, bel dan met +31344577884 om te vragen of uw bericht in goede orde is ontvangen.

Wij zullen wijzigingen ook binnen 30 dagen doorgeven aan onze leveranciers.

Wij hebben wettelijk het recht om hiervoor een kleine administratiekost in rekening te brengen. Informeert u hiernaar als u uw verzoek indient.

U mag bezwaar maken
Indien u het niet eens bent met het verwerken van uw persoonsgegevens door ons dan kunt u hiertegen schriftelijk bezwaar maken:

Design8 bv
t.a.v. De Functionaris van Gegevensbescherming
Edisonstraat 24
NL-4004 JL TIEL
Nederland
privacy@design8.eu

Wij reageren binnen 30 dagen na ontvangst van uw bericht. Let op: een e-mailbericht kan als ongewenste reclame worden beoordeeld en ons daardoor nooit bereiken. Heeft u geen reactie ontvangen, bel dan met +31344577884 om te vragen of uw bericht in goede orde is aangekomen.

Wij informeren onze resellers
Wij instrueren onze resellers om transparant te zijn alvorens zij uw persoonsgegevens verzamelen voor uw aankoop die zij bij ons inkopen, zodat zij onze privacy-informatie bij u bekend kunnen maken.

Wij hebben uw gegevens beveiligd
De lokale gegevens zijn beveiligd en versleuteld op onze server en backups zodat zij bij een eventuele ontvreemding niet zonder meer door derden ingezien kunnen worden. Op alle systemen dient door onze medewerkers te worden ingelogd met een gebruikersnaam en wisselend wachtwoord. Zij worden bij inactiviteit automatisch uitgelogd.

De externe Cloud-diensten die wij gebruiken voor delen, opslag en backup zijn beveiligd volgens de huidige wetgeving en kunnen niet zonder meer door mensen buiten Design8 worden ingezien. Ook onze externe e-marketingsystemen hebben een marktconforme beveiliging.

De gegevensoverdracht op internet van en naar onze webshop is met SSL versleuteld.

Lokale computers van Design8, waaronder laptops die buiten het pand meegenomen worden zijn steeds in controle van een Design8-medewerker en beveiligd met een gebruikersnaam en wachtwoord. De gegevens op de harde schijven zijn versleuteld opgeslagen.

Algemene wachtwoorden worden veranderd bij personeelswisselingen en regelmatig bij wijze van beleid.

Wat gaan we doen bij een (mogelijk) datalek?
Wanneer duidelijk wordt dat (mogelijk) gegevens gestolen zijn dan zal Design8 binnen 72 uur na ontdekking:

• Aangifte doen bij de Autoriteit Persoonsgegevens;
• Aangifte doen bij de Politie;
• Al het technische en financieel haalbare doen om het lek te dichten;
• De personen op wie de gegevens betrekking hebben en onze leveranciers informeren welke gegevens van hen ontvreemd zijn;
• Al het technische en financieel haalbare doen om herhaling te voorkomen.

Dit hebben wij vastgelegd in een draaiboek dat iedere medewerker van Design8 ter beschikking staat.

Wij nemen onze verantwoordelijkheid
U mag ons aansprakelijk stellen als u aantoonbare schade lijdt door onze verwerking van uw gegevens op een wijze die in strijd is met de AVG.

Wij laten ons certificeren
Zodra dat mogelijk is zullen wij ons AVG laten certificeren zodat het objectief vast staat dat onze handelswijze conform de AVG is.

Wij hebben geen register van de verwerkingsactiviteiten
Dat is misschien heel jammer, maar dit hoeven wij niet omdat wij een organisatie zijn met minder dan 250 medewerkers.